12 kroków do podniesienia poziomu First Call Resolution

Pani zadowolona z First Call Resolution (FCR) - w Focus Contact CenterOdsetek First Call Resolution, czyli zgłoszonych przez klientów problemów, które zostały załatwione podczas pierwszego kontaktu z konsultantem, to jeden z najważniejszych wskaźników call/contact center. O ile jego znaczenie w ocenie jakości pracy nie podlega dyskusji, to osiągnięcie wysokiego poziomu tego miernika wymaga wielu skoordynowanych działań. Poniżej nasze porady służące podniesieniu poziomu FCR w Twojej firmie.

Znaczenie First Call Resolution

Dlaczego załatwianie spraw “od ręki” jest tak ważne? Oto trzy najważniejsze powody:

  1. wyższa satysfakcja i tym samym lojalność klienta – kwestia podstawowa
  2. oszczędności – redukcja czasu pracy i wydatków telekomunikacyjnych na kolejne kontakty w tej samej sprawie
  3. lepsze samopoczucie, wyższa motywacja i niższa rotacja agentów – pochodne satysfakcji klientów. Szybkość wypalenia zawodowego agentów jest istotnie zależna od możliwości spełnienia oczekiwań klientów w codziennych z nimi kontaktach.

Mimo dość powszechnej świadomości znaczenia szybkiego rozwiązywania problemów klientów, mierzenie efektywności w tym zakresie jest dość kłopotliwe. Podobnie zresztą, jak ustalanie celów. Zależą one bowiem od branży, rodzaju usług lub towarów, sposobu dystrybucji i kilku innych czynników. Ten temat podejmiemy w jednym z kolejnych wpisów, a dziś zajmiemy się najskuteczniejszymi sposobami podnoszenia poziomu First Call Resolution (FCR).

12 kroków do First Call Resolution (FCR) - kolejkowanie Focus Contact Center

Ludzie – szkolenia i organizacja pracy

1) Szkolenia „twarde” dotyczące procedur realizacji zgłoszeń/produktu/usługi – nie tylko dla nowicjuszy, ale także cyklicznie ponawiane szkolenia dla doświadczonych agentów wraz ze sprawdzianami wiedzy

2) Szkolenia „miękkie”z obsługi klienta:

a) uświadamianie znaczenia FCR,

b) nauka dostosowania używanego języka do zakresu wiedzy klienta (unikanie technicznego i firmowego żargonu),

c) analiza konkretnych przypadków z obsługi klienta w firmie i zachęta do wymiany wiedzy między agentami.

3) Uprawnienia – nadanie agentom maksymalnych dopuszczalnych uprawnień w zakresie rozwiązywania zgłaszanych problemów jest koniecznym warunkiem podnoszenia poziomu FCR. Kolejną kwestią jest stała dostępność do konsultacji kierowników, którzy mogą podejmować decyzje w bardziej skomplikowanych kwestiach.

4) System motywacyjny – powinien być powiązany z osiąganym poziomem FCR. W zależności od wyznaczonych celów w obsłudze klienta, należy określić odpowiednią równowagę między pożądanym poziomem FCR oraz wydajnością. Innymi słowy trzeba ustalić i jasno zakomunikować agentom, czy priorytetem jakość obsługi, czy jej szybkość. W pierwszym wypadku należy zrezygnować z premiowania wysokich poziomów wskaźników wydajności (jak AHT, Average Handling Time).

 

Baza wiedzy

5) Dla agentów: obszerny i stale aktualizowany katalog z prostymi wskazówkami rozwiązywania najczęstszych problemów klientów,  z informacjami odnośnie postępowania w bardziej skomplikowanych sytuacjach oraz kontaktami do ekspertów/kierowników.

6) Dla klientów: zamieszczone na firmowej stronie www opisy produktów/usług, instrukcje, poradniki, zestawy typowych pytań i odpowiedzi na nie (ang. FAQ – Frequently Asked Questions) – materiały, które zwykle zmniejszają liczbę zapytań kierowanych do działu obsługi oraz mogą stanowić punkt odniesienia w trakcie rozmów z agentem.

 

Technologie – przydatne funkcje narzędzi komunikacyjnych

7) Kolejkowanie połączeń wg umiejętności agentów (ang. skills-based routing) – funkcja, dzięki której kontakt od klienta w danej sprawie jest kierowany od razu do konsultantów specjalizujących się w danej tematyce. Pozwala na uniknięcie sytuacji, w której klient przedstawia swój problem, aby za chwilę dowiedzieć się, że tracił czas, bo zostanie połączony do innej osoby, znającej się lepiej na wskazanej dziedzinie, której znów będzie musiał opowiedzieć o swoim kłopocie (lub jeszcze gorzej – klient jest proszony o zadzwonienie pod inny numer lub/i w innej porze).

Wykorzystanie tej funkcji jest możliwe wobec klientów, którzy już są w bazie firmy i wiadomo, w jakim obszarze i jakiego rodzaju wsparcia mogą potrzebować. Są im przypisywane tagi związane z zakupionymi produktami/usługami, językiem komunikacji (np. polski, angielski), lokalizacją geograficzną czy innymi dowolnymi kryteriami. Podobnie tagi przypisuje się agentom w firmie według posiadanych kompetencji, działów (np. wsparcie techniczne, wysyłki, księgowość itd.), znajomości języków obcych, lokalizacji geograficznej czy innych dowolnych wyróżników.  Przychodzące od klienta połączenie (telefoniczne, e-mailowe, czatowe) jest kierowane do grupy agentów z takim samym tagiem (np. specjalizujących się w danym produkcie lub/i mówiących po angielsku), co znacząco zwiększa szanse na szybkie rozwiązanie problemu klienta. Funkcja obecna w bardziej zaawansowanych platformach komunikacyjnych (jak Focus Contact Center).

8) System zapowiedzi głosowych (ang. IVR, Interactive Voice Response) – klient, po dodzwonieniu się do firmy, sam wybiera, z którym działem chce się połączyć. Przekierowanie następuje po wysłuchaniu zapowiedzi i wybraniu w telefonie jednej z podanych w zapowiedzi cyfr, powiązanych z danym działem. Kontakt z konkretnym działem zwiększa szanse, że klient przedstawi swój problem osobom o kompetencjach umożliwiających jego rozwiązanie. IVR można wykorzystywać w kombinacji z kolejkowaniem połączeń wg kompetencji agentów.

9) Historia kontaktu – połączenie platformy komunikacyjnej z bazą, w której są gromadzone informacje o całej historii kontaktów z każdym klientem (CRM). Funkcja bardzo przydatna w obsłudze klienta, gdyż często do rozwiązania zgłaszanego problemu niezbędne są informacje o zakupionym przez klienta modelu produktu, historii serwisowania, dystrybutorze, potrzebach i możliwościach klienta (np. w branży odzieżowej – rozmiary klientki, w branży oprogramowania – sprzęt czy system operacyjny klienta), a często sam klient nie jest w stanie tych informacji podać.

10) Utrzymanie relacji – mechanizm, dzięki któremu połączenie od klienta (rozmowa telefoniczna, e-mail, zgłoszenie na czacie) jest w pierwszej kolejności kierowane do agenta, który ostatnio rozmawiał z danym klientem. W ten sposób agent jest już wprowadzony w sytuację, co ułatwia mu szybkie rozwiązanie problemu klienta.

11) Konsultacje (dot. kontaktów telefonicznych) – jeśli konsultant nie umie rozwiązać problemu klienta, może go poprosić o poczekanie na linii i w tym czasie uzyskać poradę od innego, bardziej doświadczonego konsultanta lub kierownika. Klient nie słyszy rozmowy obsługi, lecz muzykę lub inne wybrane treści. Klienci nie lubią czekać, ale zwykle zdecydowanie wolą to rozwiązanie od  konieczności ponownego kontaktu.

12) Nagrania rozmów, transkrypcje czatów, rejestr e-maili – wraz z funkcjami ułatwiającymi ich przesłuchiwanie i przeglądanie od wybranego miejsca. Regularna analiza zarejestrowanych rozmów z klientami umożliwia wychwycenie typowych błędów w komunikacji z klientami i ich zasygnalizowanie, a następnie naprawienie oraz wskazanie wzorców i antywzorców, które są doskonałym materiałem na szkolenia. Dużym ułatwieniem w analizie wielu nagrań są formularze oceny rozmów online z predefiniowanymi kryteriami oceny (dostępne na platformie Focus Contact Center).

Masz pytania? Chcesz wiedzieć więcej o narzędziach obsługi klienta? Zadaj pytanie naszym ekspertom.

IT w służbie sprzedaży

Problem zwiększania efektywności sprzedaży i wyników handlowych od lat spędza sen z powiek odpowiedzialnym za to menedżerom. Konkurencja też nie śpi – na rynku pojawia się coraz więcej podmiotów usługowo-handlowych. Żeby poradzić sobie z wyzwaniami w technikach psychologicznych, marketingu oraz, coraz częściej, informatyce.

Znaczenie narzędzi informatycznych, wykorzystywanych w procesie sprzedaży rośnie w zawrotnym tempie, a ich stosowanie przestało być zarezerwowane wyłącznie dla dużych organizacji. Powodem tego jest coraz większa dostępność narzędzi informatycznych, jak i ich korzystny model finansowy. Poza narzędziami typu SFA i CRM, pomagającymi uporządkować wiedzę o kliencie i modelować procesy sprzedaży, dużą popularnością cieszą się informatyczne narzędzia komunikacji w procesie sprzedaży. Poniżej przegląd najpopularniejszych.

Aplikacje Call Center 

To odpowiedź na pytanie, jak efektywnie komunikować się z klientami telefonicznie. Zadaniem tych aplikacji jest rozwiązywanie problemów związanych z zarządzaniem bazą kontaktów, standaryzacją procesu dzwonienia, wzrostem ilości połączeń oraz poprawą jakości prowadzonych rozmów. Oferta rynkowa aplikacji call center jest szeroka: od prostych aplikacji współpracujących ze stacjonarnymi centralami telefonicznymi, po zaawansowane platformy oferujące tę funkcjonalność w modelu cloud computing. Alternatywą do wdrażania własnego rozwiązania oraz budowania własnego zespołu telemarketingowego, jest zlecenie tego zadania wyspecjalizowanym call center outsourcingowym.

Serwisy www

Już dawno temu przestały one pełnić rolę wyłącznie informacyjną dla klienta. Nowoczesne serwisy zapewniają automatyczną i skuteczną komunikację z organizacją. Najprostszym przykładem jest pobieranie danych klienta przez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej. Wiele serwisów daje jednak znacznie więcej i pozwala klientowi składać zamówienia bezpośrednio przez stronę www. Najlepszym przykładem na to jest funkcjonowanie sklepu internetowego. Trend korzystania z rozwiązań informatycznych w sprzedaży dobrze obrazują badania Kelkoo, z których wynika, że polski rynek e-commerce miał być w 2012 roku najszybciej rozwijającym się rynkiem w Europie, ze średnią wzrostu na poziomie 16,1%, w Polsce natomiast 24%. Według tej samej firmy w 2011 roku udział han­dlu in­ter­ne­to­we­go w całej sprze­da­ży detalicz­nej w Polsce wy­no­sił 3,1%, a rok później prognozowano wzrost do 3,8%.

E-mailing

Marketing za pomocą poczty mailowej jest dzisiaj jednym z najskuteczniejszych i najbardziej efektywnych narzędzi sprzedażowych w Polsce. Potrzebna do niego jest jedynie baza danych adresowych zgodna z aktualnymi wymogami prawnymi oraz narzędzie (aplikacja) posiadająca wymaganą funkcjonalność. Zakres rozwiązań oferowanych przez rynek jest szeroki i zawiera również szereg bezpłatnych aplikacji. Kluczowymi parametrami aplikacji mass mailingu są szybkość wysyłania maili, praca z wieloma serwerami poczty, ale też budowanie „czarnej listy” kontaktów, do których korespondencja ma nie trafiać. Wśród menedżerów wykorzystujących to narzędzie panuje przekonanie o wysokiej konwersji nakładów w stosunku do osiąganych wyników, wysokiej uniwersalności narzędzia, możliwości precyzyjnego kierowania akcji, jak i natychmiastowym wyniku z takiego działania.

SMS

Mobilny marketing powoli zdobywa zaufanie w środowisku polskiego biznesu, stając się niejednokrotnie alternatywą dla tradycyjnych kanałów masowej komunikacji z konsumentami. Jest też wyjątkowo skutecznym wsparciem sprzedaży dla usług i produktów. Wzrost sprzedaży inicjowanej przy użyciu kampanii SMS jest uwarunkowany rynkowym trendem do zastępowania telefonów stacjonarnych, telefonami komórkowymi. Jednocześnie obserwujemy znaczny spadek kosztów związanych z obsługą kampanii. Rynek również odpowiada na ten trend, oferując szeroką gamę rozwiązań informatycznych do zarządzania wysyłką. Alternatywą do samodzielnego wykonywania tego zadania jest zlecenie akcji SMS wyspecjalizowanej firmie lub Call Center outsourcingowemu. O skuteczności tego kanału komunikacji świadczą badania przeprowadzone przez firmę badawczą Nielsen. Aż 46% ankietowanych przyznało, że kiedykolwiek dokonało zakupu produktu, o którym zostali poinformowani poprzez wiadomość wysyłaną na swoją komórkę, 60% poszukiwało dalszych informacji na ten temat, 34% osób podzieliło się opinią o produkcie z innymi osobami, a 10% poleciło go swoim znajomym.

Pamiętać należy jednak, że każde z opisanych powyżej narzędzi komunikacji ma swoje ograniczenia. Ze względu na masowy charakter prowadzonych akcji, bardzo łatwo jest przekroczyć granice tolerancji klienta w ilości kontaktów otrzymywanych drogą elektroniczną. Na sukces mogą liczyć ci menedżerowie sprzedaży, którzy zastosują wielokanałowy kontakt z klientem oraz dopasują go odpowiednio do etapu sprzedaży.